DECISIONES: UNA NEGOCIACIN ENTRE GRUPOS

DECISIONES: UNA NEGOCIACIN ENTRE GRUPOS

OBJETIVOS:

I. Experimentar los resultados de la confianza y de la falta de ella.

II. Explorar las consideraciones de una competencia entre grupos contra la colaboracin.

III. Examinar las limitaciones en la comunicacin en un estado de tensin.

IV. Estudiar la negociacin y su estrategia.

V. Considerar las tomas de decisiones en un grupo.

TAMAO DEL GRUPO:

Tres grupos de tres a seis participantes cada uno. (Con ms de 18 participantes intente con cuatro grupos).

TIEMPO REQUERIDO:

Un mnimo de cuatro horas y media.

MATERIAL:

I. Hoja con el Bosquejo de lasInstruccionespara los participantes.

II. Hoja de Anotaciones de Decisiones reproducida en el rotafolio.

III. Rotafolio y marcadores.

IV. Boleta de votacin de decisiones.

LUGAR:

Trescuartosjuntos. Uno debe ser suficientemente grande para que se renan los tres grupos al principio y al final del ejercicio. Debe haber espacio suficiente para que dos pares de participantes se renan separada y simultneamente, lejos de donde puedan ser vistos por otros miembros del grupo. (Un corredor puede ser suficiente).

DESARROLLO:

I. Se forman tres equipos de igual tamao. Luego el instructor reparte una copia del Bosquejo deInstruccionespara los participantes a cada uno y les indica que tienen cinco minutos para verlo.

II. El instructor sigue con el Bosquejo mientras les explica en la forma en que se llevar acaboel ejercicio. Entonces los grupos pasan a su respectivo cuarto.

III. Se distribuyen una copia de la Hoja de Anotacin (Lo ms conveniente es copiar esta forma en el rotafolio ycompararlos resultados en la discusin que sigue a la etapa X) y dos Boletas de Votacin a cada grupo durante la primera hora antes de la etapa I en que la decisin es tomada, cada grupo:

1. Planea sufilosofagerencial (por ejemplo, la clase de comportamiento que deseara mostrar para producir la imagen deseada y cmo operarn internamente durante el ejercicio).

2. Determina el porcentaje del mercado

3. El grupo hace la primera decisin y prepara la segunda y latercerapara los tres grupos produciendo un objetivo para cada una de las tres primeras etapas.

Lafilosofaadministrativa se anota en el rotafolio y el mercado potencial, los objetivos y las decisiones se ponen en la hoja de anotacin.

El informador tambin es elegido por el grupo durante la primera hora. Este proporciona al instructor todas las decisiones del grupo para evitar confusin. El grupo puede cambiar de informador cuando guste.

IV. Al terminar la primer hora, el instructor recoge al informador de cada grupo las dos Boletas de Votacin indicando las dos decisiones del grupo para la etapa l. Luego el instructor clasifica las seis Boletas de Votacin para la etapa I y las vuelve a distribuir de modo que el grupo A recibe la B- A y C- A; el grupo B recibe la A- B y la C- B; el grupo C recibe la A- C y la B- C. Posteriormente cada grupo registra las dos decisiones recibidas en la columna apropiada en la hoja de anotaciones. El resultado se calcula usando la tabla de Resumen de Pagos del bosquejo con lasinstruccionespara el participante. El pago se registra en la Hoja de Anotacin y se pone en el acumulado. Despus de terminar cada grupo tiene la primera hilera de la Hoja de Anotacin totalmente llena con la decisin del grupo para esta etapa (ya sea rojo o verde) puesta en la columna de Su Decisin lo que se pens que sera la decisin de otros grupos en la columna Su posicin, el objetivo del grupo en esa etapa (el resultado de Su decisin y Su suposicin) en la columna de Objetivo, la decisin del otro grupo en la Boleta de Decisiones en la columna Decisin Real, el resultado de la Tabla de Resumen de pagos sacada de la combinacin de Su decisin y de la Decisin Real en la columna Resultado y la suma de lo anterior y el resultado de esta etapa como balance acumulado en la columna de Balance.

V. Entonces cada grupo toma sus decisiones de la etapa 2 y las registra en las Boletas de Votacin. Diez minutos despus de haber dado las decisiones de la etapa 1, el instructor recoge las decisiones de la etapa 2, las clasifica y las distribuye en la misma forma que en la etapa 1. Cada equipo registra los resultados, calcula lo que sac y obtiene el acumulado.

VI. Al trmino de la etapa 3, se sigue el mismo procedimiento excepto en que el pago que se obtiene se multiplica por 3. As un pago de $25,000.00 se convierte en un pago de $75,000.00, etc.

VII.Despus de haber distribuido las decisiones de la etapa 3 y por lo tanto haber indicado la etapa 4, el instructor les recuerda a los participantes que desde ahora es posible la comunicacin entre grupos. Si, por ejemplo, el grupo A desea comunicarse con el grupo B, el informador del A le dice al instructor su deseo. El instructor va con el grupo B y les dice que el grupo A desea comunicarse con ellos. El grupo B puede estar de acuerdo en comunicarse en ese momento o posteriormente, o bien puede rehusarse. El instructor regresa con el grupo A y les da la respuesta del B. Si el B ha rehusado comunicarse con A, ste puede pedir la comunicacin tan a menudo como lo desee. Si el B est de acuerdo en comunicarse, el instructor seala que cada grupo debe elegir a uno de sus miembros para representarlo frente al otro. Cualquier miembro, incluyendo al informador puede ser electo como representante, siempre que no haya sido electo previamente ante otro grupo. Cuando ambos grupos han elegido un representante, el instructor lleva a los dos a un lugar neutral, que no puedan ser observados por los tres grupos. (Generalmente unpatioo un recodo de escaleras es suficiente). El instructor permanece con los dos representante durante lareunin. Esta termina a discrecin de los participantes. Luego regresan a sus grupos respectivos. Cada vez que un grupo desea comunicarse con otra, se repite el procedimiento.

Las decisiones de la etapa 4 se dan al instructor al terminar dichafase, siguiendo el mismo procedimiento que las anteriores.

VIII.Al principio de la etapa 5 el instructor recuerda a los equipos, que a partir de ese momento se permitir una prolongacin de quince minutos. Si un grupo desea eltiempo extra, el informador del grupo le avisa al instructor al respecto. El instructor va por separado con los otros grupos y les informa que han pedido que se prolongue el tiempo. No se indica cul grupo hizo la peticin. Si ambos estn de acuerdo, el instructor anuncia a los tres grupos que se ha concedido una prolongacin de 15 minutos y les recuerda el tiempo en que deben entregar sus decisiones. Si alguno de los grupos se rehusa, el instructor anuncia a los otros dos grupos que la prolongacin ha sido negada. No seala cul grupo no estuvo de acuerdo. Las decisiones de la etapa 5 se proporcionan al instructor al terminar dicha etapa siguiendo el mismo procedimiento que en las anteriores excepto en que el pago se multiplica por 5.

IX. Las etapas restantes, de la 6 a la 10, se manejan igual que la 4 y la 5. Las etapas 6 y 7 no tienen pagos mltiples, la 8 y la 9 se multiplica el pago por 5 y en la etapa 10, se multiplica por 10.

X. Despus de que se anotan las decisiones de la etapa 10, cada grupo pone su total en la Hoja de Anotacin. Se vuelven a reunir en un solo grupo en unareunincentral para discutir el ejercicio.

XI. A la discusin se sigue un enfoque sobre temas tales como: Se desarroll o no la confianza entre las parejas de representantes y los grupos, el efecto de los primeros juicios o impresiones de los otros miembros de la traicin sobre los contactos posteriores entre los grupos, las actitudes exhibidas entre la competencia y la colaboracin y el efecto logrado en el mercado total (la colaboracin generalmente da como resultado un mercado mayor que la competencia), la efectividad de la comunicacin entre los representantes, la comunicacin entre el representante y su grupo, las estrategias y tcticas de negociacin, la toma de decisiones en grupos, la fuerza y la influencia ente los miembros del equipo, los estilos de liderazgo exhibidos ya sea formales o informales.

VARIACIONES:

Este ejercicio permite muchas adaptaciones dependiendo de los propsitos y los resultados deseados por el instructor. A continuacin se dan algunas variaciones que se sugieren. No intenta ser una lista completa.

l. PLANEACIN Y ORGANIZACIN

Se les pide a los participantes durante la etapa 4 que desarrollen una estrategia completa con posibles alternativas de contingencia para lo que resta del ejercicio. Esto puede incluir tanto tcticas de negociacin como objetivos de peso para cada etapa. En la etapa 4 es suficiente una hora para llevar a cabo esta planeacin.

2. SOLUCIN DEL PROBLEMA

Se pide a los participantes durante la etapa 1 y/o 4 que utilicen el modelo de solucin de problemas para desarrollar alternativas matemticas para cada objetivo en las diversas etapas. El modo para resolver problemas puede utilizarse junto con la aplicacin de planeacin y organizacin.

3. CRITERIO

Se le pide a cada grupo que elija a uno de sus participantes para respresentarlo que en una junta del comit, para establecer criterios ya sea en la etapa 4 o al acabar la 10 ( la etapa 4 es preferible ya que ha habido menos accin por parte del grupo y necesita justificarse. Tambin las tres primeras etapas permiten a los participantes entender mejor como se lleva a cabo el ejercicio). Se dan instrucciones para que el comit desarrolle criterios empleando algunos bosquejos trazados anteriormente para lograr un criterio efectivo o diciendo slo que desarrollen un criterio. Para que todos los participantes aprendan de esta experiencia, los dems manifiestan pereza en la reunin del comit. ( Una silla vaca que permita a los dems entrar y salir del comit, sirve mucho). Este tipo de sesin de criterio requiere generalmente de una hora y media a tres horas, para lograr un buen trabajo.

4. VALORES INDIVIDUALES

El instructor les pide a los participantes que hagan una lista de adjetivos que describan a los otros dos grupos, esto se hace varias veces durante el ejercicio. Se sugiere en la etapa 1 y al principio de la 4, antes de que tenga lugar alguna comunicacin entre los grupos, antes de que se tomen decisiones de alto riesgo (especialmente antes de que se redistribuyan las decisiones de la etapa 10), despus de alguna traicin o de un doble cruce y justo antes de reunir al grupo completo despus de la etapa 10. Poniendo esto en el rotafolio se facilita la discusin.

5. LIDERAZGO Y DINMICA DE GRUPO

Antes de reunir a todos despus de la etapa 10, una de las diversas formas del clima en el grupo o de retroalimentacin se distribuyen entre los participantes para ser llenada y luego compartirla entre todos. O bien el instructor lleva a cabo una discusin formal en cada grupo sobre el flujo del liderazgo, los estilos de este que se mostraron, la comunicacin dentro del grupo y/o diversos aspectos de las dinmicas desarrolladas durante el ejercicio, ya sea que se utilice un instrumento para hacer ms fcil esta discusin o no. El tener tres instructores uno en cada grupo, es lo mejor para este tipo de ejercicios.

HOJA DE TRABAJO

HOJA DEL BOSQUEJO DE LAS INSTRUCCIONES PARA LOS PARTICIPANTES

DECISIONES

BOSQUEJO DE INSTRUCCIONES A LOS PARTICIPANTES

I. RESUMEN DE PAGOS.

PAGO A SU LA DECISIN LA DECISIN PAGO AL

GRUPO DE SU GRUPO DEL OTRO GRUPO OTRO GRUPO

+ 25 Rojo Rojo + 25

– 25 Rojo Verde + 100

+100 Verde Rojo -25

+ 5 Verde Verde + 5

Todos los signos ( + ) representan ganancias en pesos.

Todos los signos ( – ) representan prdidas en pesos.

Cinco de las etapas multiplican por diversos nmeros el pago arriba mencionado. Las etapas y sus factores de multiplicacin son:

Etapa 3 multiplicada por 3

Etapa 5 multiplicada por 5

Etapa 8 multiplicada por 5

Etapa 9 multiplicada por 5

Etapa 10 multiplicada por 10.

II. COMETIDO INICIAL

Durante la primera hora cada grupo debe:

1. Planificar la filosofa de la direccin. Por ejemplo: la clase de conductas que desea mostrar para producir la imagen deseada y la forma en que intenta trabajar intensamente durante el ejercicio.

2. Determinar el porcentaje del mercado total que el grupo desea alcanzar y convertir ste en un objetivo en pesos.

3. Tomar la primera decisin y estimar las decisiones segunda y tercera para los tres grupos, teniendo un objetivo para cada uno en las primeras tres etapas.

III. INFORMADOR.

Cada grupo elige a uno de sus miembros para actuar como informador. En caso de que la decisin no la tome el grupo en el tiempo establecido, el informador puede tomar dicha decisin. El grupo puede cambiar de informador cuando guste.

IV. COMUNICACIN.

No se permite ningn tipo de comunicacin, entre los grupos durante las tres primeras etapas. Al empezar la cuarta etapa, dos grupos pueden comunicarse entre s por medio de un representante, los cules se renen aparte de los dems en presencia del instructor.

Los dos representantes y el instructor se pueden comunicar libremente entre s; sin embargo, los compromisos hechos durante estas reuniones no influyen en forma definitiva en el comportamiento del grupo. Por ejemplo: los compromisos no sern reforzados por el instructor cuando son violados. Los tres grupos no se reunirn entre s. De tal forma si el grupo A desea comunicarse con el B y el C, el A mandar un representante para reunirse con el Grupo B y un representante diferente para reunirse con el grupo C en otra junta.

Cada representante slo puede reunirse con un grupo durante esta experiencia estructurada (por ejemplo: si Juan representa al grupo A en una discusin con el B, nunca podr ser representante ante el grupo C).

El grupo puede cambiar de representante cuando as lo quiera. Los grupos pueden comunicarse tan a menudo, frecuente y prolongadamente como el tiempo lo permita.

V. TIEMPO

La etapa 1 empieza cuando se termina la explicacin de los procedimientos para esta experiencia estructurada. Todas las etapas subsecuentes empiezan tan luego como las boletas de votacin de la etapa anterior se reparten entre los grupos. La etapa acaba cuando se toman las decisiones. El tiempo para las etapas es as:

Etapa 1 1 hora Etapa 6 15 minutos

Etapa 2 10 minutos Etapa 7 15 minutos

Etapa 3 10 minutos Etapa 8 15 minutos

Etapa 4 1 hora Etapa 9 15 minutos

Etapa 5 15 minutos Etapa 10 15 minutos

* De las etapas 6 a 10 pueden prolongarse quince minutos por

mutuo acuerdo de los tres grupo. No hay lmite de veces en

que esto pueda ocurrir.

VI. CRITERIO DE EVALUACIN

1. Fueron sus objetivos razonables, realistas y retadores?

2. Fue su conducta consistente con la filosofa directriz?

HOJA DE ANOTACIN DE DECISIONES

A B*

Etapa Su Estimado Objetivo Decisin Resultado Acumulado

No. Decisin Real

1

2

3 (x 3)

4

5 (x 5)

6

7

8 (x 5)

9 (x 5)

10 (x 10)

A B* Total: