Dinamicas y Juegos: DHABI FEHRU

OBJETIVO

I. Examinar el proceso de fijacin de Objetivos de trabajo, por parte de los individuos que laboran juntos en un proyecto de equipo.

II. Proporcionar a los participantes una oportunidad de practicar elredactarobjetivos como parte de una sesin de entrenamiento A.P.O.

III. Sentir las diferencias entre preparar objetivos para uno mismo y para los dems.

TIEMPO:

Duracin: 180 Minutos

TAMAO DEL GRUPO:

30 Participantes

Dividido en subgrupos de 6 participantes.

LUGAR:

Aula Normal

Un saln amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos

MATERIAL:

Sencillo

I. Gua pararedactarObjetivos para cada participante (opcional).

II. Hoja de Antecedentes para cada participante.

III. Hoja de Tarea para cada participante.

IV. Hoja de Dhabi Fehru a cada observador.

V. Papel en blanco y un lpiz para cada participante.

VI. Rotafolio y marcadores para cada grupo.

DESARROLLO

I. El instructor da una breve pltica sobre la Administracin por Objetivos (A.P.O.). (Esta experiencia tambin puede usarse durante las tres ltimas horas de un taller de A.P.O. de todo el da).

II. El instructor revisa la Gua pararedactarObjetivos (si se desea se pueden repartir copias entre los participantes).

III. El instructor anuncia que se formaran subgrupos consultores para preparar los objetivos para diversos departamentos del recientemente formado gobierno del Reino de Dhabi Fehru. Los divide en subgrupos y cada uno de ellos le asigna un observador.

IV. El instructor da a cada uno de los participantes una copia de la Hoja con la Tarea, papel en blanco y un lpiz, a los observadores les da la hoja parael Observador. Luego les da tiempo suficiente para que lean la informacin y que hagan preguntas sobre el contenido.

V. Se les seala que tendrn dos horas para terminar la tarea. Lesindicaque ese tiempo incluye el que necesitan para organizarse (el tiempo que necesitan para integrar un subgrupo formal, para determinar quien ser el lder, para asignar tareas, etc.).El observadordel subgrupo sirve como coordinador se llevarn a la atencin del instructor.

VI. El instructor le da a los participantesdiez minutospara que los subgrupos pongan en el rotafolio un objetivo en cada rea.

Vll. Al terminar el tiempo el instructor da por terminado el ejercicio, reagrupa a los participantes y lleva a cabo una discusin comparando los objetivos de cada subgrupo, utilizando la Gua para Escribir Objetivos Especficos. Debe evitar que discutan sobre detalles del contenido, por ejemplo: si determinados supuestos son correctos o no; el nico asunto importante es que si un objetivo esta preparado adecuadamente o no a los hechos verdaderos por los participantes del subgrupo consultor y debe concentrarse en si los objetivos escritos para ellos renen o no loscriteriospara un buen objetivo.

VIII. Si se desea, el instructor puede enfocar al subgrupo en el proceso de organizar la tarea. Esto debe de hacerse despus de terminar la crtica de objetivos (paso VI). Los coordinadores de la tarea informan sobre las observaciones de cada subgrupo

IX. El instructor gua un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.

HOJA DE TRABAJO

GUA PARAREDACTAROBJETIVOS ESPECFICOS

EJERCICIO DHABI FEHRU

FORMATO PARA UN OBJETIVO BIEN ESTABLECIDO

1. Persona (s) responsable (s).

2. Verbo de accin.

3. Resultado final especfico y medible.

4. Perodo de tiempo especfico o fecha.

5. Costo en pesos y/u horas de trabajo.

Un buen objetivo establece quin, qu, costo mximo pero evita el cmo y la viabilidad. Elplande accin cubrir el cmo y pondr a prueba la viabilidad.

Los temas del 1 al 5 de esta lista son crticos, los del 6 al 10 son importantes pero no necesariamente son crticos (como parte integrante de un objetivo escrito).

1. Se ha establecido el objetivo en trminos explcitos y concretos?

2. Se plantea lo que debe hacerse?

3. Se declara lo que el objetivo espera lograr?

4. Se seala quin es el responsable de hacerlo?

5. Se establece cundo ha de terminarse?

6. Contiene una aseveracin concreta el enfoque sobre cmo hacerlo para lograr el objetivo?

7. Incluye una frase para justificar la realizacin del objetivo?

8. Plantea los recursos necesarios para lograrlo?

9. Seala quin coordinar las diferentes partes de todo el objetivo?

10. Establece el criterio para medir el logro del objetivo?

Deficiencias comunes al establecer objetivos:

1. Los objetivos se ponen muy por abajo, evitando realmente desafiar las habilidades.

2. Los individuos o los grupos sobrestiman las capacidades con objetivos impropios o imposibles.

3. Los objetivos no reflejan las responsabilidades de los individuos que los hacen.

4. Los objetivos se relacionan como hacer algo en lugar de que es lo que hay que hacer.

5. No se le da responsabilidad a nadie para el logro del objetivo.

6. Los objetivos reflejan la percepcin del individuo de lo que quiere el jefe y no lo que realmente puede lograrse.

7. Los objetivos que se encuentran previamente no factibles, irrelevantes o imposibles no se revisan o suprimen.

8. Las fechas para lograr el objetivo son sumamente optimistas.

9. La justificacin de un objetivo no est claramente establecida.

Ejemplos de objetivos bien establecidos.

1. El supervisor de unaestacinde correos ser responsable de recoger y distribuir la correspondencia a cinco centros tres veces al da para lograr el mximo aprovechamiento de los quince departamentos. Este objetivo deber lograrse el 15 de enero con un costo de implementarlo no mayor de $82,000 y trabajando 14 horas con un aumento en los costos de operacin de laestacinque no exceda los $15,000, con un tiempo mximo de 5 horas a la semana.

2. El encargado de mantenimiento y el asistente del Gerente de Operacin de la computadora actuarn como equipo, sern responsables de un programa computarizado para el desarrollo y puesta en marcha del mantenimiento de edificios el 31 de octubre con un costo menor de $300,000 y 40 horas de trabajo.

3. El grupo ejecutivo trabajando con el Director de Personal tomar accin para disminuir elndicede ausentismo en la organizacin del 9% al 5% para el 1o. de septiembre, utilizando para esto menos de 35 horas de trabajo y sin aumento de costo, al presupuesto.

El Director de Capacitacin desarrollar un programa sobre las capacidades en la comunicacin para los gerentes medios, esto no representar ms de 40 horas de trabajo y no ms de $75,000 al operarlo. (Incluyendo el presupuesto del departamento de capacitacin y el costo del tiempo de los gerentes y un mximo permisible de carga por tiempo de $45,000 por cada participante).

HOJA DE ANTECEDENTES DHABI FEHRU

Dhabi Fehru es un pequeo pas situado en la costa del Golfo Prsico. Su poblacin de dos millones de habitantes, principalmente de tribus desrticas nmadas, ha estado gobernada por uno de los ocho sultanes. En 1880 se convirti en colonia inglesa. Cuando esta situacin termin hace cinco aos, el gobernante Amir Ibn Ben Dhab lo proclam como un estado independiente y fue coronado como rey. Dhabi Fehru es ms o menos del tamao de Colorado, pero la mayor parte de la tierra es desrtica. Solo hay dos ciudades de regular tamao Dhabistan (la capital) con 200,000 habitantes y Kalmiz con una poblacin de 70,000 habitantes.

Desde que se descubrieron enormes reservas de petrleo hace cuatro aos ha habido cambios importantes, especialmente en el nivel de vida. El ingreso por persona est entre los ms altos del mundo. Laalimentacin, la educacin y los servicios mdicos son gratis para todos los habitantes, dentro de los lmites dedisponibilidad. Hay por ejemplo, unhospitalen el pas. Hace cinco aos elndicede educacin era muy cercano al cero, ahora es del 10%, el ingls es el idioma de la mayora de los habitantes; una herencia de la dominacin inglesa.

Se espera que aumenten los ingresos por el petrleo, por lo menos durante la dcada siguiente. Despus de eso se es espera que se estabilice cuando menos por otros diez aos, antes de que empiece a declinar lentamente a medida que se agoten las reservas. El rey ha decidido, por lo tanto, que todos realicen un esfuerzo hacia la creacin de una base industrial para Dhabi Fehru con apoyo propio. Para asegurar esto, el rey Dhab ha llevado varios equipos de consultores occidentales para establecer objetivos especficos para el desarrollo.

HOJA CON LA TAREA

EJERCICIO: DHABI FEHRU

Dhabi Fehru tiene una inmensa riqueza, su ingreso por persona esta entre los ms altos del mundo. El petrleo, sin embargo, no durar para siempre. El rey Ibn Ben Dhab ha hecho traer a varios grupos de consultores para que lo asesoren en su esfuerzo por desarrollar a Dhabi Fehru como una gran nacin industrial. Usted es el miembro de uno de ellos.

El observador del grupo actuar como coordinador y ayudar al grupo hasta donde lo crea necesario. Asimismo, tambin est para escribir la organizacin del grupo (el lder del equipo, etc.). Se requiere un organigrama formal. Los grupos que no proporcionen uno mostrando el puesto de cada miembro sern despedidos y enviado a casa en el primer vuelo.

Una vez que el equipo de consultores ha terminado su estructura formal, cada consultor debe preparar objetivos para una o ms de las reas que se listan abajo antes de empezar la tarea al coordinador.

Las personas que tienen puestos de supervisin en el equipo de consultores (sin incluir al coordinador de la tarea) no deben trabajar en el desarrollo de objetivos para Dhabi Fehru sino asesorar a sus subordinados, como es adecuado. Los supervisores consultan con sus subordinados sobre el desarrollo de los objetivos.

Los consultores, los miembros del equipo que no son supervisores, preparan objetivos para uno o ms de las siguientes reas:

Educacin Relaciones exteriores.

Salud Diversin.

Ejrcito. Bienestar.

Industria. Transportacin.

Agua y drenaje. Energa.

Habitacin. Control Ambiental.

Agricultura. Finanzas e Inversiones.

Cada una de estas reas DEBE ser asignada y trabajar en ella.

RESUMEN DE LA TAREA

1. Organizarse y darle al coordinador un organigrama.

2. Preparar los objetivos en los que va a trabajar cada miembro del equipo.

3. Preparar los objetivos para Dhabi Fehru.

Tiene dos horas para hacer la tarea.

HOJA PARA EL OBSERVADOR

EJERCICIO: DHABI FEHRU

1. Usted debe aprobar o no el organigrama de su grupo, Todos los miembros del equipo deben aparecer en l. No necesita ajustarse a los patrones tradicionales. Mientras se les asigne a todos un puesto en la organizacin, es aceptable.

2. Observe si hay consideraciones sobre las capacidades especficas de los miembros para asignarles trabajo durante la actividad.

3. Haga hincapi en la necesidad de escribir los objetivos de trabajo antes de que los consultores empiecen a escribir los objetivos de Dhabi Fehru.

4. Verifique que todos los objetivos de trabajo obtengan lo siguiente:

a. Persona (s) responsable (s).

b. Verbo de accin.

c. Resultado final especfico y medible.

d. Perodo de tiempo especfico o fecha.

e. Costo en pesos y/u horas de trabajo.

Pregunt a los miembros sobre si estn seguros de entender la tarea, por ejemplo: Todos los miembros conocen a fondo el objetivo en su forma final?

Puede contestar todas las preguntas pertinentes. Aunque no necesita compartir la informacin de esta hoja, puede hacerlo si quiere. Para que el proyecto camine bien debe compartir la informacin de la Hoja de Trabajo y llevar a cabo las instrucciones anteriores.